Inwentaryzacja - stanowi ogół czynności rachunkowych mających na celu sporządzenie szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Zadaniem inwentaryzacji jest ustalenie za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, oraz wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
- zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
- błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
- uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
- dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
- przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
- przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
- wyceny wartości spisanych składników,
- uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
- porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
- ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
- postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
- wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Do narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:
Żródło : Wiki
